Mới sang Mỹ hay vừa đổi tình trạng di trú, bạn sẽ cần một mã số định danh để đi làm, khai thuế hoặc mở tài khoản. Có hai loại chính: SSN (Social Security Number) cho người có quyền làm việc, và ITIN cho người phải khai thuế nhưng không đủ điều kiện xin SSN.
Checklist dưới đây giúp bạn biết mình cần loại nào, chuẩn bị giấy tờ gì và làm theo đúng thứ tự để tránh phải đi lại nhiều lần.
Tóm tắt nhanh
- SSN dành cho người có giấy phép làm việc của DHS; ITIN dành cho người cần khai thuế nhưng không xin được SSN.
- Một người chỉ nên có một loại; nếu sau này đủ điều kiện SSN thì thường ngừng dùng ITIN.
- Xin SSN: chuẩn bị hộ chiếu, I-94 hoặc EAD; xin ITIN: nộp Form W-7 kèm tờ khai thuế.
- Luôn kiểm tra hướng dẫn mới nhất trên ssa.gov và irs.gov vì giấy tờ chấp nhận có thể thay đổi.
Bước đầu: xác định bạn cần SSN hay ITIN
Hai mã số này phục vụ mục đích khác nhau. SSN là số an sinh xã hội, gắn với quyền làm việc hợp pháp tại Mỹ. ITIN là mã số khai thuế cá nhân do Sở Thuế (IRS) cấp cho người cần báo thuế nhưng không đủ điều kiện có SSN.
ℹ️ Nguyên tắc chung: Nếu bạn có giấy phép làm việc (work authorization) từ Bộ An ninh Nội địa (DHS), hãy xin SSN. Nếu bạn không có quyền làm việc nhưng vẫn phải khai thuế (ví dụ là người phụ thuộc, hoặc có thu nhập tại Mỹ), hãy cân nhắc ITIN.
Chuẩn bị giấy tờ
Cơ quan cấp sẽ kiểm tra giấy tờ gốc hoặc bản sao có chứng thực từ nơi cấp. Đừng nộp bản photo thường.
- Hộ chiếu còn hạn (giấy tờ thường được chấp nhận cho cả hai loại).
- Cho SSN: bản ghi I-94 (Arrival/Departure Record) hoặc thẻ EAD (I-766) thể hiện quyền làm việc.
- Cho ITIN: Form W-7 đã điền và tờ khai thuế liên bang (trừ khi thuộc trường hợp miễn).
- Giấy tờ chứng minh danh tính, tuổi và tình trạng di trú hợp pháp.
Nộp hồ sơ ở đâu
Loại | Cơ quan | Cách nộp |
|---|
SSN | Social Security Administration (SSA) | Nộp online rồi đến văn phòng SSA địa phương, hoặc nộp trực tiếp tại văn phòng |
ITIN | Internal Revenue Service (IRS) | Gửi bưu điện đến trung tâm xử lý, hoặc qua Certifying Acceptance Agent / Taxpayer Assistance Center / điểm VITA |
💡 Mẹo: Trung tâm Hỗ trợ Người nộp thuế (TAC) của IRS và điểm VITA có thể xác thực giấy tờ miễn phí, giúp bạn không phải gửi hộ chiếu gốc qua bưu điện.
Thời gian xử lý dự kiến
- Thẻ SSN: Khoảng 5–10 ngày làm việc sau khi được duyệt (SSA xác minh với DHS trước)
- ITIN: Khoảng 7 tuần; có thể 9–11 tuần vào mùa thuế hoặc khi nộp từ nước ngoài
⚠️ Lưu ý quan trọng: Đây là thông tin tham khảo theo SSA và IRS tại thời điểm viết. Thời gian và giấy tờ có thể thay đổi; hãy kiểm tra trang chính thức trước khi đi nộp.
Việc cần làm
- Xác định bạn cần SSN hay ITIN dựa trên việc có quyền làm việc hay không.
- Kiểm tra danh sách giấy tờ chấp nhận trên ssa.gov (SSN) hoặc irs.gov (ITIN).
- Chuẩn bị hộ chiếu còn hạn và giấy tờ di trú (I-94, EAD nếu có).
- Với SSN: tạo hồ sơ online tại trang SSA rồi đặt lịch/đến văn phòng địa phương.
- Với ITIN: tải và điền Form W-7 mới nhất từ irs.gov.
- Với ITIN: chuẩn bị tờ khai thuế liên bang đi kèm (trừ khi thuộc diện miễn).
- Cân nhắc dùng TAC của IRS hoặc điểm VITA để xác thực giấy tờ miễn phí.
- Sao lưu bản chụp mọi giấy tờ trước khi nộp.
- Ghi lại ngày nộp và số biên nhận để theo dõi.
- Đợi đúng thời gian xử lý rồi mới gọi hỏi nếu chưa nhận được kết quả.
- Khi nhận thẻ/số, kiểm tra kỹ tên và ngày sinh có đúng không.
- Cất giữ thẻ SSN nơi an toàn, không mang theo người hằng ngày.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có thể có cả SSN và ITIN không?
Thông thường không nên dùng song song. ITIN dành cho người không đủ điều kiện SSN. Khi bạn đủ điều kiện và có SSN, hãy dùng SSN cho mọi việc và thông báo cho IRS để gộp lịch sử thuế. Hãy hỏi chuyên gia thuế nếu trường hợp của bạn phức tạp.
Xin SSN hoặc ITIN có mất phí không?
SSA không thu phí cấp số/thẻ SSN. IRS không thu phí cấp ITIN; tuy nhiên nếu thuê Certifying Acceptance Agent tư nhân thì họ có thể tính phí dịch vụ.
Người phụ thuộc (vợ/chồng, con) có cần ITIN không?
Có thể cần, nếu họ được kê khai trên tờ khai thuế và không đủ điều kiện SSN. Hãy xem hướng dẫn Form W-7 để biết trường hợp cụ thể.
Bài viết mang tính hướng dẫn chung, không thay thế tư vấn pháp lý hay thuế. Quy định về giấy tờ và quy trình có thể thay đổi; trước khi nộp hãy đọc trang chính thức của SSA và IRS, hoặc hỏi chuyên gia thuế/luật sư di trú khi tình huống phức tạp.
